一、公文的分類

　　1.根據國務院2000年8月24日發布的新的《國家行政機關公文處理辦法》規定，目前我國通用的國家行政機關公文共有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　2.按照行文關系又可分為下行文、上行文和平行文。

　?。?）下行文

　　凡是上級機關向下屬機關發送的公文，稱為下行文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復和意見等。

　?。?）上行文

　　凡是下級機關向上級機關呈送的公文，稱為上行文，如報告、請示等。

　?。?）平行文

　　平級機關或者不相隸屬的機關之間，由于工作需要相互往來的公文，稱為平行文，如函、議案，包括某些通知等。

　　3.按照性質作用又可分為命令性公文、指導性公文、決定性公文、知照性公文、呈請性公文、商洽性公文、記錄性公文。

　　二、公文的構成

　　公文名稱+發文字號+份數序號+秘密等級和保密期限+緊急程度+簽發人+公文標題+主送機關+正文+（附件）+簽發機關印章或簽署+成文日期+……。

　?。?）公文名稱：位于眉首的中央，由發文機關的全稱或規范化的簡稱加“文件”二字組成，如“國務院文件”；如果是兩個或兩個以上機關聯合行文的，主辦機關名稱在上，其余排列于后；報告、請示和一些事務性公文，可以只用發文機關名稱加文種（用圓括號括起來），如“××大學（通知）”。

　?。?）發文字號：位于公文名稱的正下方、文頭底線之上，是發文機關對其制發的公文依次編排的代碼，由機關代字、發文年度和發文順序號組成。如上海市人民政府的文件發文字號是“滬府發[2001]10號”（“滬府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10號”表示這一年的發文順序號）。

　?。?）份數編號：同一公文如印制若干份時，一般應標明份數序號，一般用阿拉伯數字標識于眉首頂格左上端，其標法是“000001”。

　?。?）簽發人：在向上呈報的公文中，應當標明核準并簽發文稿內機關負責人姓名，表明公文的具體責任者。簽發人標志的位置在發文字號同一行的右側，空兩格書寫“簽發人：×××”。

　?。?）公文標題的基本組成：發文機關名稱（可省略）+發文事由（可省略）+文種。如《國務院關于實施西部大開發若干政策措施的通知》。

　　三、常見行政公文的適用范圍

　?。?）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　?。?）通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　?。?）通知：適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要相關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　?。?）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　?。?）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　?。?）請示：適用于向上級相關請求指示、批準。

　?。?）批復：適用于答復下級機關請示事項。

　?。?）函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　四、決定與決議的區別

　?。?）決定可以由會議做出，也可以由領導集體做出；而決議必須由會議審議通過，所以在決議的標題下應有題注，標明決議通過的時間和會議全稱。

　?。?）決定和決議都是決策性公文，一般來說，決定偏重于務實，決議偏重于務虛，決議的理論性強。有些決議，如黨在1981年十一屆六中全會通過的《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》，實際上是重要的歷史文獻。

　　五、公告與通告的區別

　?。?）從制發者的級別來看，公告高于通告。公告的制發者主要是黨和國家高級機關。通告則不然，上至黨和國家的高級機關，下至基層機關、社會團體、企事業單位，都可使用。

　?。?）從公布的內容和告知事項的重要程度來看，公告高于通告。公告主要是鄭重宣布重要事項或者法定事項，通告主要是用于發布應當遵守所周知的事項。

　?。?）從公布的范圍來看，公告大于通告，公告是向國內外宣布，范圍很廣。通告是在一定范圍內發布，主要針對社會的某一方面。

　?。?）從文字長短程度來看，公告一般短于通告。

　　六、通知與指示的區別

　?。?）通知側重于要求下級機關知曉、辦理或執行某些事項，所作安排較具體；指示側重于向下級機關闡明工作活動的指導原則，要求下級機關結合實際情況貫徹執行，所作安排較原則。

　?。?）通知是從中央到地方，從機關到企事業單位都能使用的文種；指示一般只能由國務院及各部委、省自治區直轄市人民政府發布，而且必須是重大事項才能使用，一般行政機關及企事業單位不能使用。

　　七、通報、通知與通告的區別

　?。?）告知的范圍不同：通報和通知屬于機關內部公文，一般都有受文機關，有些還需保密。通告則屬周知性公文，可以張貼甚至廣播、登報。

　?。?）告知的內容不同：通報可以用來表彰先進，批評錯誤，而通知、通告不具備這一功能。通知可以用來轉發、批轉公文，發布規章制度，任免、聘用干部，通報和通告不具備這一功能。

　?。?）告知的時機不同：通告和通知告知的是“事項”，一般是在事前或事初告知，二者的區別在于告知的范圍有大小。通報告知的是“情況”，只有在事后才能告知。

　　八、報告與請示的區別

　?。?）行文時間不同。報告是為了讓上級機關了解和掌握情況，它所涉及的工作或事項，可能尚未進行或辦理，可能正在進行或辦理，也可能已經完成或辦畢。因此，報告可以在事前、事中或事后行文。而請示中的工作或事項，必須經過上級機關審核、批準后方能實施、辦理。因此，請示必須事前行文，切不可“先斬后奏”。毛澤東說過：“事前請示、事后報告”。

　?。?）行文內容不同。報告可以是一文一事，作專題性報告；也可以一文數事，作綜合性報告。請示必須一文一事，便于上級機關及時審批。如果在一份請示中寫了幾件事項，上級機關在審核時可能會因為有些事項尚需研究而不能立即批復，從而延誤本可立即批復事項的辦理。

　?。?）行文目的不同。報告的目的只是為了讓上級機關了解掌握情況，或者提出意見、建議，一般無需上級機關批準。請示的目的是為了得到上級機關的審核、批準，必須要求上級機關及時給予批復。

　?。?）處理方式不同。與下級機關發出報告和請示的目的不同相對應，上級機關在收到報告和請示時的處理方式也不同。對報告一般只作為“閱件”在一定范圍內傳閱，然后立卷歸檔。而對請示則無論同意與否，都必須及時批復。

　?。?）行文重心不同。報告是陳述性公文，以敘事為主。請示是請示性公文，以說理為主。

　　九、批復與指示的區別

　?。?）行文范圍不同。指示適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，面向所屬的下級機關。批復適用于答復下級機關請示事項，面向來文請示的下級機關。

　?。?）行文原因不同。指示是上級機關根據實際的需要主動行文。批復是上級機關應下級機關的請示被動行文。

　?。?）行文篇幅不同。指示一般內容豐富，篇幅較長，常常分條列項寫。批復一般內容單一，有的三言兩語，短小精悍；即使分條開列，篇幅也不會很長。

　　十、行政公文辦理

　?。?）收文辦理包括簽收、啟封、收文登記、審核、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦12個環節。

　?。?）發文辦理包括擬稿、審核、簽發、復核、繕印、校對、用印與簽署、分發、裝封、發送10個環節。

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